เริ่มจากหา "เวลาสวด" ไม่ใช่เวลาเริ่มงาน
ความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือแจ้งเวลาเริ่มงานตามบัตรเชิญ แต่พระท่านเริ่มสวดก่อนเวลานั้น 20–30 นาทีอยู่บ่อยครั้ง สิ่งที่ร้านต้องการคือเวลาที่พวงหรีดควรตั้งอยู่หน้าศาลาเรียบร้อยแล้ว ซึ่งปกติคือก่อนเวลาสวดอย่างน้อย 30 นาที
ถ้าไม่ทราบเวลาจริง ให้บอกช่วงเวลาโดยประมาณและบอกว่ากำลังรอเจ้าภาพยืนยัน ร้านที่ดีจะจัดคิวเผื่อไว้และรอยืนยันอีกครั้งก่อนออกเดินทาง
แจ้งวัดและศาลาให้ชัด
วัดใหญ่หลายแห่งมีศาลาหลายหลังและมีทางเข้าหลายทาง การบอกเพียงชื่อวัดอาจทำให้ทีมงานต้องวนหาหน้าศาลา ควรระบุชื่อศาลา ถ้าไม่ทราบให้บอกชื่อผู้เสียชีวิตหรือชื่อเจ้าภาพ ทางร้านจะช่วยเช็กกับทางวัดให้
อีกจุดที่ช่วยได้คือภาพหน้างานหรือภาพป้ายศาลา เพราะบางวัดมีศาลาชื่อคล้ายกันมาก
เลือกขนาดให้เหมาะกับศาลา
ศาลาเล็กหรือบ้าน ใช้ขนาดมาตรฐาน 100 เซนติเมตรก็พอ ศาลากลางขึ้นไปแนะนำ 120 เซนติเมตร หรือสองชั้น เพื่อไม่ให้ดูเล็กกว่าเจ้าภาพอื่น รายละเอียดเรื่องนี้แยกไว้ในบทความ ขนาดพวงหรีดเลือกอย่างไร
เตรียมข้อความบนป้ายให้พร้อม
ป้ายมาตรฐานมักมีสองถึงสามบรรทัด บรรทัดแรกคือชื่อผู้ส่ง บรรทัดถัดมาคือคำไว้อาลัยสั้น ๆ ควรเขียนให้สั้นและอ่านง่าย เพราะป้ายมีพื้นที่จำกัดและต้องอ่านจากระยะไกล
ถ้าเป็นพวงหรีดจากหน่วยงาน ควรแจ้งชื่อหน่วยงานเต็มและชื่อผู้แทนที่จะปรากฏบนป้าย
ตัวอย่างข้อความที่ส่งให้ร้านได้เลย
“สั่งพวงหรีด 1 พวง วัดธาตุทอง ศาลา 1 เวลาสวด 19:00 น. วันนี้ ป้ายชื่อ ‘ครอบครัวใจดี’ คำไว้อาลัย ‘ขอแสดงความเสียใจอย่าง สุดซึ้ง’ งบ 1,300 บาท” — ข้อความสั้น ๆ แบบนี้ทำให้ร้านตอบราคาและเวลาส่งได้ทันที
ตรวจสอบก่อนจ่ายเงิน
ก่อนโอน ควรได้รับข้อความยืนยันราคารวม เวลาส่งโดยประมาณ และรูปตัวอย่างหรือแบบที่จะจัด หากร้านไม่ยืนยันสิ่งเหล่านี้ ควรถามให้ชัดก่อน
